Politique de Confidentialité

Selon la nature de la relation que vous entretenez avec Elia, nous sommes susceptibles de collecter vos données personnelles, directement ou indirectement, de plusieurs façons :

• Dans le cadre et au cours des relations commerciales, contractuelles et précontractuelles avec les personnes concernées ;
• Dans le cadre de la fourniture de nos services ;
• Lors de nos dialogues ouverts et transparents avec nos actionnaires et relations/contacts avec les parties prenantes (« stakeholders ») ;
• Lorsque les données personnelles sont directement fournies par vous ou recueillies avec votre autorisation (par ex. lorsque vous vous abonnez à la lettre d’information d’Elia) ;
• Lorsque vous nous contactez directement par courriel, téléphone, courrier, message, formulaires en ligne, ou toute autre manière ;
• Lorsque vous visitez notre site Internet : https://www.elia.be (ci-après : le « site Internet »).

Nous pouvons également collecter des informations sur les sites de tiers (p.ex. LinkedIn lorsque vous postulez chez nous). Enfin, nous collectons également des informations que nous recevons d’autres sources. Nous travaillons parfois en étroite collaboration avec des tiers (y compris, par exemple, des partenaires commerciaux, des sous-traitants de services techniques) qui peuvent partager des informations avec nous.

Nous traitons des données personnelles dans le cadre de nos relations avec les personnes concernées. Les données personnelles que nous traitons comprennent notamment les :

• Données d’identification personnelles (par exemple, nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, la fonction et le service de l'interlocuteur chez nos clients et fournisseurs) pour la gestion de nos contrats (p. ex. : gestion des commandes, de la livraison, de l’exécution du service ou fourniture du bien, des factures et paiements), vous fournir des prestations définies dans le cadre d’un contrat conclu avec vous, ou pour la réalisation d’enquête de satisfaction ;
• Données techniques (y compris l’adresse IP utilisée pour connecter votre ordinateur à Internet, le type et la version du navigateur, le fuseau horaire, le type et la version du plug-in du navigateur, le système d’exploitation et la plateforme, l’identifiant de votre appareil) lors de votre visite sur notre site internet pour la mise en œuvre de notre support IT, la détection et la prévention des fraudes et des failles de sécurité informatique ;
• Données d’identification professionnelle (fonction professionnelle, adresse professionnelle, etc.), pour la gestion de nos relations avec nos fournisseurs et nous acquitter de nos obligations résultant de contrats conclus entre vous et nous et vous fournir les informations et services que vous nous demandez ;
• Données relatives à votre utilisation de notre site Internet (les pages consultées, les liens sur lesquels vous avez cliqué, le temps que vous avez passé sur une page, etc.), traitées de manière agrégée et uniquement dans le but d’améliorer l’expérience utilisateur sur notre site Internet et de veiller à ce que le contenu soit présenté de la manière la plus efficace pour vous et pour votre ordinateur/appareil ;
• Données d’identification professionnelle (par exemple, nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone) dans le cadre de gestion des relations avec les parties prenantes (« stakeholders ») dans le processus de développement et d’ingénierie du réseau d’Elia (objectif principal) ;
• Données de nature professionnelle (par exemple, responsabilités professionnelles, nom, lieu de travail) et des données sensibles pour des fonctions précises au sein d’Elia et dans le cadre prévu par la loi et ses arrêtés d’exécution concernant les enquêtes de sécurité dans le but d’examiner et d’évaluer votre candidature lorsque vous postulez via notre site Internet ou un site tiers (p.ex. LinkedIn) ;
• Données ordinaires (par exemple votre nom, prénom et adresse électronique) pour vous contacter à des fins de marketing direct, avec votre consentement le cas échéant, afin de vous convier à des événements, de vous proposer des contenus de marketing appropriés, personnalisés, et susceptibles de vous intéresser ainsi que les interactions lors de la réception de contenu marketing ou de lettre d’informations, visibles pour l’expéditeur;
• Informations générales vous concernant à partir des messages que vous publiez sur les sites de tiers, ou via un commentaire/avis, ou lorsque vous nous contactez par courriel, courrier, téléphone ou via tout autre canal de communication, y compris dans le cadre de la gestion des stakeholders, par exemple afin de répondre à toutes vos questions/demandes ;
• Données bancaires (numéros de compte bancaire, etc.), pour la gestion de la facturation ;
• Enregistrements vidéo (images) vous concernant, traités uniquement dans le cadre de la surveillance de nos bâtiments par caméras de surveillance (CCTV) et dans la mesure autorisée par la loi applicable ;
• Données dont nous avons besoin pour organiser des événements auxquels vous assistez en qualité de participant, invité, ou orateur (préférences ou allergies alimentaires (données facultatives), employeur/études, compétences principales si nécessaire...).
• Données que nous recevons d’autres sources; et

• Données personnelles relatives aux participations des actionnaires d'Elia, des détenteurs d'autres titres d'Elia, des investisseurs et à leurs mandataires et représentants, le cas échéant, telles que:
  
  • coordonnées (par exemple, nom, adresse, e-mail, numéro de téléphone) ;
  • données d'identification (p.ex. numéro d'identification ou copie de la carte d'identité) ;
  • informations financières (par exemple, le numéro de compte bancaire, l'identification bancaire) ;
  • toute information relative aux participations et aux droits liés aux participations (par exemple, les droits de vote et les instructions de vote, le montant et le type d'actions ou d'autres titres, les droits de préférence ou autres droits qui peuvent être attachés le cas échéant aux actions) ; 
  • si un mandataire est désigné, des informations sur la personne que vous représentez ou par laquelle vous êtes représenté (selon le cas) ;
  • informations sur la manière dont les votes peuvent être traités (par exemple, le vote à distance, l'utilisation de dispositifs de vote, la manière dont le décompte des voix est effectué) ;
  • questions ou commentaires soulevés à l'occasion d'une assemblée générale ; et
  • l'enregistrement de l'image et/ou de la voix réalisé lors d'une assemblée générale ou lors d'événements officiels ou non officiels.

  Les données à caractère personnel relatives aux participations des actionnaires d'Elia, des détenteurs d'autres titres d'Elia, des investisseurs et de leurs mandataires et représentants, telles que mentionnées ci-dessus, sont traitées pour (i) préparer et gérer les réunions/assemblées des actionnaires d'Elia ou des détenteurs d'autres titres, (ii) préparer et gérer les augmentations de capital ou autres opérations financières, (iii) gérer le registre des actionnaires, (iv) effectuer des analyses concernant la structure et la composition des participations (ex. distribution géographique ou par type d’actions) (v) répondre aux questions ou demandes des actionnaires ou détenteurs d'autres titres, et (vi) payer les dividendes et autres distributions.

Vos données personnelles sont collectées et traitées sur la base des fondements légaux suivants :

• Si le traitement est nécessaire pour poursuivre nos intérêts légitimes, en considérant que ces intérêts ne prévalent pas sur vos libertés et droits fondamentaux. Par exemple, nous utilisons vos données personnelles pour connaître vos préférences afin de nous permettre de mieux personnaliser nos services, de réaliser des enquêtes de satisfaction, de prévenir la fraude et de sécuriser notre site Internet ;
• Si le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat que nous avons conclu avec vous, p. ex. coordonnées dans un contrat de fournisseur ou un contrat réglementé (ex. contrat de raccordement) ;
• Si le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale ou exigence réglementaire à laquelle nous sommes soumis (par exemple, en matière de facturation, fiscalité, etc.) ; ou

• Si vous y avez consenti. Par exemple, si vous avez donné votre consentement formel préalable au traitement, nous pouvons utiliser votre adresse e-mail pour vous envoyer des communications marketing.
  
   Par ailleurs, nous traitons les données personnelles relatives aux participations des actionnaires d'Elia, des détenteurs d'autres titres d'Elia, des investisseurs et de leurs mandataires et représentants, le cas échéant, en nous fondant sur les bases juridiques suivantes :
  
  • pour se conformer à nos obligations légales ou réglementaires ;
  • il est dans notre intérêt légitime de le faire, par exemple pour rendre l'assemblée générale plus accessible à nos actionnaires et aux détenteurs d'autres titres Elia (le cas échéant) et pour pouvoir maintenir la sécurité ou l’ordre adéquats pendant l'assemblée générale ; ou
  • sur base de votre consentement lorsque, par exemple, nous enregistrons votre image ou votre voix.

Elia ne soumet pas les personnes concernées à des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques les concernant ou les affectant de manière similairement significative.

Les conséquences possibles liées à la non-fourniture de vos données pourraient inclure notre incapacité à remplir nos obligations en vertu d’un contrat ou une violation dans notre chef d’une ou de plusieurs obligations en vertu des législations applicables (par ex., les législations comptables, fiscales ou financières).

Vous nous autorisez à partager vos données personnelles avec certains destinataires, dont :

• nos sociétés liées/associées et autres entités du groupe Elia ;
• nos services internes si et dans la mesure où cela est nécessaire pour remplir certaines obligations légales ou pour sauvegarder nos intérêts légitimes. Cela peut être le cas, par exemple, à des fins administratives internes. Cela inclut la coordination des services à nos partenaires, la fourniture centralisée de services internes, etc. ;
• nos partenaires commerciaux, dont nos fournisseurs et parties prenantes ;
• les pouvoirs publics (y compris les autorités judiciaires, la police et les régulateurs) ;
• les banques et les assureurs ;
• nos conseillers professionnels (p. ex. avocats, consultants) ;
• les prestataires de services liés au recrutement ;
• nos fournisseurs de services informatiques (p. ex. SAP) ;
• les prestataires de services de paiement en ligne ;
• les fournisseurs de moteurs d’analyse et de recherche qui nous aident à améliorer et à optimiser votre site (p. ex. Google) ;
• les cours et tribunaux de l’ordre judiciaire en cas de litige vous impliquant ;
• les autorités répressives en cas de constatation ou de suspicion de la survenance d’une infraction vous impliquant conformément à ou tel que requis par la loi applicable ;
• les entités gouvernementales autorisées à accéder à/ou à obtenir vos données conformément à la loi applicable ;
• des prestataires de services externes dans le cadre de la gestion de notre relation commerciale avec votre vous (c’est le cas, par exemple, pour certains services d’envoi de publicité ou de la réalisation de nos enquêtes auprès de vous) ;

Nous divulguerons également vos données personnelles à des tiers :

• en cas de vente ou d’achat d’une entreprise ou d’actifs, auquel cas nous pouvons communiquer vos données personnelles au vendeur ou à l’acheteur potentiel de cette entreprise ou de ces actifs ;
• si Elia ou la quasi-totalité de ses actifs est acquise par un tiers, auquel cas les données qu’elle détient à votre sujet peuvent faire partie des actifs transférés ;
• si nous sommes tenus de divulguer ou de partager vos données personnelles afin de nous acquitter d’une obligation légale quelconque ou de protéger les droits, la propriété ou la sécurité d’Elia, de nos clients ou de tiers. Nous pouvons alors être amenés à échanger des données avec les pouvoirs publics (y compris les autorités judiciaires, la police et les régulateurs) dans le cas, par exemple, d’incident cybernétique;
• si cette divulgation est nécessaire pour réaliser une quelconque des finalités énoncées à la section 4 de la présente Politique.

Exceptionnellement, nous sommes susceptibles de transférer vos données personnelles vers une destination hors de l’Espace économique européen (EEE), s’il y a lieu (i) pour réaliser une des finalités énoncées à la section 4 et/ou (ii) pour divulguer vos données personnelles à un tiers conformément à la section 6 de la présente Politique.

Si nous transférons vos données personnelles en dehors de l’EEE, nous nous assurerons que ces données sont protégées par des mesures de protection adéquates, y compris (sans toutefois s’y limiter) les lois du pays de destination des données personnelles qui garantissent un niveau adéquat de protection des données, les clauses de protection des données approuvées par la Commission européenne, des règles d’entreprise contraignantes ou des mesures supplémentaires permettant d’assurer un niveau de protection essentiellement équivalent à celui de l’Union européenne (mesures techniques, organisationnelles, juridiques,…).

Si vous souhaitez recevoir de plus amples informations à propos des transferts de vos données personnelles et/ou des mesures de protection mises en œuvre vous pouvez nous contacter par courriel à : privacy@elia.be.

Nous prenons les mesures adéquates pour veiller à ce que nos sous-traitants traitent vos données conformément aux lois en matière de protection des données.

C’est ainsi que nous veillons à ce que nos sous-traitants s’obligent, entre autres, à ne traiter vos données que sur nos instructions, à ne pas engager un autre sous-traitant sans notre accord, à prendre les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour garantir la sécurité de vos données, à garantir que les personnes autorisées à accéder à vos données soient soumis à des obligations de confidentialité, et à nous fournir une assistance pour assurer le suivi de vos demandes quant à l’exercice de vos droits par rapport à vos données.

Sous réserve des lois en matière de protection des données, vous avez certains droits concernant les données personnelles que nous détenons à votre sujet. Ces droits peuvent être exercés en prenant contact avec nous conformément à la section 1 :

• Le droit d’être informé. Vous avez le droit d’être informé de façon claire, transparente et facilement compréhensible sur la manière dont nous utilisons vos données ainsi que vos droits. C’est la raison pour laquelle nous vous fournissons toutes ces informations dans la présente Politique ;
• Le droit d’accès. Vous avez le droit d’accéder aux données personnelles que nous conservons à votre sujet. Nous souhaitons vous informer des données personnelles que nous détenons vous concernant et vous permettre de vérifier si nous les traitons conformément aux lois et règlements relatifs à la protection des données ;
• Le droit de limiter le traitement. Vous avez le droit, dans certains cas, de faire bloquer ou d’interrompre l’utilisation ultérieure de vos données personnelles. Si le traitement est limité, nous pouvons conserver vos données, mais nous ne pouvons plus les utiliser ;
• Le droit à la rectification. Si vos données personnelles sont incorrectes ou incomplètes, vous avez le droit d’en demander la rectification ;
• Le droit à l’effacement. Vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données. Toutefois le droit à l'effacement (ou le « droit à l’oubli ») n’est pas absolu et est soumis à des conditions particulières. Nous sommes susceptibles de conserver vos données dans la mesure autorisée par la loi applicable, et notamment lorsque le traitement demeure nécessaire pour le respect d’une obligation légale à laquelle Elia est soumise ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ;
• Le droit d’introduire une plainte. Vous avez le droit de déposer une plainte concernant la manière dont nous gérons ou traitons vos données personnelles auprès de l’autorité nationale de protection des données compétente (il s’agit pour la Belgique de l’Autorité de Protection des Données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, +32 (0)2 274 48 00, contact(at)apd-gba.be, https://www.autoriteprotectiondonnees.be/) ;
• Le droit de retirer votre consentement. Si le traitement de vos données personnelles repose spécifiquement sur votre consentement, vous avez le droit de retirer cette autorisation à tout moment. Ce droit inclut votre droit de retirer votre consentement à l’utilisation de vos données personnelles à des fins de marketing direct. Pour ce faire vous pouvez (1) sélectionner l’option « désinscription » lorsqu’elle est disponible, ou (2) prendre contact avec nous ;
• Le droit à la portabilité des données. Vous avez le droit de recevoir, dans certains cas, vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine de manière à pouvoir les réutiliser à vos propres fins dans d’autres services. Par exemple, si vous souhaitez travailler avec un autre prestataire de services, vous pourrez transférer vos données personnelles aisément et en toute sécurité chez ce nouveau prestataire de services ;
• Le droit de s’opposer au traitement. Vous avez également le droit de vous opposer à certains types de traitement, dont le traitement à des fins de marketing direct.

Toutefois, veuillez noter que nous pouvons avoir besoin de conserver certaines informations, par exemple à des fins juridiques ou administratives (p. ex. tenue de la comptabilité).

Pour exercer les demandes susmentionnées, veuillez nous envoyer un e-mail en indiquant « demande de protection des données » en objet et en joignant une copie de votre carte d’identité ou d’une autre pièce d’identité (p. ex. votre permis de conduire) afin de nous aider à empêcher des individus non autorisés de consulter, modifier ou supprimer vos données personnelles. Nous répondrons à votre demande dans les plus brefs délais. Si un délai supérieur à un mois (à compter de la réception de votre demande) est nécessaire pour répondre à votre demande, nous vous contacterons pour vous en informer.

Nous avons mis en œuvre une série de dispositifs de sécurité sur notre site Internet afin d’éviter la diffusion ou la consultation non autorisée des données collectées et/ou reçues. Nous nous sommes efforcés de créer un site Internet sécurisé et fiable pour vous, mais sachez que la confidentialité des communications ou documents qui nous sont transmis ou que nous transmettons ou qui sont transmis ou reçus par un tiers par le biais de notre site Internet ou par e-mail ne peut être garantie. Nous déclinons toute responsabilité quant à la sécurité des données transmises à l’aide de ces méthodes.

Toutes les informations que vous nous communiquez sont conservées sur des serveurs sécurisés. Toutes les transactions de paiement seront chiffrées. Si nous vous avons donné (ou si vous avez défini) un mot de passe qui vous permet d’accéder à certaines parties de notre site Internet, il vous incombe de préserver la confidentialité de ce mot de passe. Nous vous demandons de ne le partager avec personne.

Nous suivons les meilleures pratiques du secteur pour veiller à ce que les données ne soient pas, de manière accidentelle ou illicite, détruites, perdues, altérées, divulguées de manière non autorisée ou accédées de manière non autorisée.

Nous veillons à ce que vos données ne soient conservées que pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Elia utilise les critères suivants pour déterminer la durée de conservation des données en fonction du contexte et des finalités de chacun des traitements :

• La date de la fin de votre relation commerciale avec nous ;
• Le caractère sensible des données ;
• Des raisons de sécurité (par exemple, la sécurité de nos systèmes d’information) ;
• Dans le cadre de toute procédure judiciaire en cours ou à venir, en ce compris toute demande de divulgation formulée par un tribunal ou une autorité compétente ;
• Les lignes directrices émises par les autorités compétentes (par ex. Le Contrôleur Européen de la Protection des Données, l’Autorité belge de protection des données, etc.) ;
• Nos droits et obligations contractuels en relation avec les données concernées ;
• Les délais de prescription en vertu de la ou des lois applicables ;
• Nos intérêt légitimes dans le cadre du traitement lorsque nous avons effectué des tests de mise en balance ;

Sauf si

•  le traitement de vos données personnelles est nécessaire en cas de litige en cours ou potentiel (p. ex. pour constater ou défendre des droits en justice), auquel cas nous conserverons vos données personnelles jusqu’à l’issue de ce litige ; et/ou
• la conservation est nécessaire pour nous acquitter d’une obligation légale ou réglementaire (p. ex. à des fins fiscales), auquel cas nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps que cette obligation l’exige.

Notre site Internet peut contenir ponctuellement des liens vers des sites Internet et/ou applications de nos réseaux partenaires, annonceurs et sociétés affiliées et inversement.

Dans la mesure où des hyperliens ou bannières publicitaires intégrant des hyperliens sont utilisés pour accéder à des sites Internet et/ou applications de tiers, vous devez savoir que ces sites Internet et/ou applications de tiers ne sont pas contrôlés par nos soins et possèdent leurs propres politiques de protection des données. Par conséquent, ils ne sont pas soumis à la présente Politique et nous déclinons toute responsabilité quant à ces politiques. Veuillez consulter ces dernières avant de communiquer la moindre donnée à ces sites Internet et/ou applications.

Elia se réserve le droit de mettre à jour cette Politique de temps en temps. Tous les changements que nous y apporterons seront affichés sur cette page et, si nécessaire, vous seront notifiés par e-mail. Veuillez la consulter fréquemment pour suivre les mises à jour ou les modifications apportées. La poursuite de l’utilisation de ce Site Internet, à la suite de la publication des modifications de la Politique, implique votre acceptation de celles-ci.

En cas de conflit ou d'incompatibilité entre une disposition de cette Politique et une disposition d’une autre politique ou d’un autre document d’Elia relatif au traitement de données, la disposition de cette Politique prévaudra.

La présente Politique de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois le 31 mars 2022 (les versions archivées sont disponibles sur demande en prenant contact avec nous conformément à la section 1 ci-dessus).